دفتري مديريت – د دفتر او نورو څانګو تر منځ پر اړيکو پوهيدل

ليکوال: جان محمد مهربان

له larawbar.com څخه په مننه

په دې لیکنه کښي به لوستونکي د دفتري مدیریت لاندي مسایل زده کړي:

(۱) د دفتر معنی او مفهوم (۲) د دفتري مدیریت پيژندنه (۳) د دفتري مدیریت عناصر (۴) د دفتر د مدیر دندی (۵) د دفتر د مدیر وړتیا (۶) د دفتر چارې (۷) د دفتراو نورو څانګو ترمنځ پر اړیکو پوهيدل (۸) د دفتر ځای ټاکل (۹) د دفتر فرنيچر، سامان الات او قرطاسیه (۱۰) دفتري چاپیریال (۱۱) پر دوسیو پوهېدل (۱۲) دفتري راپور (۱۳) دفتري سیاست اوغیبت 

په مديريت کې ددفتر سمبالول په خپل ځان کښي یو جلا مسلک دئ. خلګ په کلونو- کلونو پکښي زده کړه اومطالعه کوي او بیا د دفتري مدیر پر دنده ګمارل کيږي، ما (مهربان) په دې لیکنه کې له ویکیپیډیا او نورو انګلېسي ويبپاڼو څخه هغه څه راټول کړي دي چي د هغو ورونو په درد خوړل کیږي چي په دفترونو کښي کار کوي او مديريت زده کوي.

۱- دفتر معنا او مفهوم

دفتر په لغات کښي (د کار ځای) ته وايي چي تخصصي او اداري فعالیتونه پکښي اجرا کیږي، دغه فعالیتونه کېدای شي په انفرادي، ګډ، شخصي، انتفاعي، غیر انتفاعي اوپه دولتي شکل اجرا شي خو د ټولو کارونو له پاره یو دفتر (يا کارځای) ته اړتيا شته. 

۲- دفتري مديريت پيژندنه

دفتري مدیریت د پرسونل یا کارکوونکو، د وسایلو سمبالولو، د کار د ښې طریقې انتخابولو او د ښه کاري چاپیریال رامنځ ته کولو ته ویل کیږي چې د همدې دفتري مدیریت په نتیجه کښي یوه مؤسسه خپل هدف ته ځان رسوي. دفتري مدیریت په هره مؤسسه کښي تطبیق  کیږي، د مؤسسې لويوالی او کوچنيوالی پکې شرط نه دئ. هغه کارونه چي د دفتري مدیریت له پاره ښه دي، باید عملي او هغه چي تاواني وي، باید مخنیوي يې وشي.

۳ – د دفتري مدیریت عناصر

دفتري مدیریت لاندي عناصر لري:

الف – کارکوونکي              ب: وسایل                   ج: چاپیریال                    د: هدف 

د دغو پورته عناصرو د یوځای کولو له پاره یو دفتري مدیر ته اړتيا شته چې دفتر سره سمبال او فعالیتونه په علمي او اقتصادي توګه سره تنظیم کړي. دفتري مدیر د کارمندانو لارښود، ملګری او د دفتر د ټولو ستونزو اوبریاو مسؤل دئ. ځیني کارمندان به حتماً په دې نظر وي چي (۱) دفتري مدیریت ډېر وخت مصرفوي او چنداني ګټه هم نه لري، (۲) کارمندانوته دي اجازه ورکړه شي چي په ازاد ډول وګرځي او په کوم ډول چي غواړي په هغه ډول دي ځانونه تنظيم کړي، (۳) ډېر نظم بیرته کاري فضا خرابوي.

خبره داسي نه ده لکه دغو کسانو چي فکر کړی دئ ځکه چي وخت په  حقیقت کښي پیسې او شتمني  ده. د دفتري مدیریت د قواعدواو معیارونو په وسیله موږ کولای سو چي: (۱) د پیسو، وخت او موادو ضياع مخه ونيسو، (۲) دفتري مدیریت د کارمندانو ترمنځ بې باوري له منځه وړي، (۳) اسناد ژر پيدا کیږي، (۴) دفتري مدیریت موږ ته ښيي چي تولیدات څرنګه تولید، تنظیم او توزیع شي، (۵) ښه دفتري مدیریت په دفتر کښي دوستانه فضا رامنځ ته کوي او په ښه فضا کښي کارمندان ښه کار کولای سي.

۴ – د دفتر د مدیر دندی

په عمومي توګه د دفترمدیرلاندي عمده فعالیتونه اجرا کړي:

  • پلان جوړول، د فعالیتونو منظمول او کنټرولول
  • د دفتر ځای ټاکل
  • په دفتر کښي ښه فضا رامنځ ته کول او هغه فضا دوامداره ښه ساتل
  • د دفتري وسایلو رانیول
  • مامورین انتخابول، حق الزحمه ورکول او هغوی کار ته هڅول
  • د مفاهمې سیسټم ته انکشاف ورکول
  • عامه اړیکي جوړول او پالل
  • له اړتیا سره سم، ځیني نور اړونده کارونه اجرا کول
    يو مسلکي دفتري مدیر بایدي پورته او نورو اداري مسایلو ته تل پاملرنه وکړي چي د مؤسسې لګښتونه راټيټ او عوايد يې ډير شي.

۵- د دفتري مدیر وړتیا

دفتري مدیر باید لاندي وړتیاوي او خاصیتونه ولري:

  • په اکاډیمک ډول سالم او ښه روزل سوی شخص وي او د خپل مسلک څخه خبر وي.
  • شخصي خاصیتونه: دعزت خاوند وي، صادق وي، وظیفه پوه وي،علاقمند وي، دوخت پابنده وي، ښه سلوک ولري، صبر او زغم ولري، ښه اورېدونکی وي، او خندرویه وي.
  • د رهبري مهارتونه ولري. خلکو ته قناعت ورکولای سي، شخړي حل کړای سي. کارونه په ښه ډول ووېشي او پر وخت ئې راټول کړي.
  • د فعالیتونو دتنظیم کولو ظرفیت ولري.
  • باتجربه وي، دمختلفونژادونودخلګو سره دکار کولوعلاقه ولري،مذهبونو او کلتورونو ته احترام ولري، دنارینه او ښځینه کارمندانو په وړاندي مناسب سلوک وکړي.

۶- د دفتر چارې

  • په يوه دفتر کښي لاندي ورځني کارونه اجراکیږي:
  • معلومات ټولول او برابرول
  • معلومات ثبتول 
  • لوړ مديره هيئت لپاره معلومات ترتیبول 
  • د دفتر دارايي ښه ساتل 
  • له دولت او خلکو سره ښې اړیکي پالل
  • د مشتریانو خدمت کول، او
  • نورد دفتردننه مربوط کارونه، لکه پالیسي جوړول، خریداري کول او د دفتري مصارفو کمول 

۷- د دفتر او نورو شعبو ترمنځ په اړیکو پوهېدل

که چیري دفترکوچنی وي، نود دفترمدیر/خاوند د دفتر ټول کارونه په خپله کوي. که دفتر غټ او پراخ یعني کارونه ئې ډېر وي، بیا نو د دفتر عمومي مدیر کارونه پر شعبو/څانګو ويشي. دهري څانګې په راس کښي یو مشر یا مسؤل وي. دغه کس بیا نور تر لاس لاندي کسان لري، د دفترله عمومي مدیرڅخه کارونه اخلي او خپل ترلاس لاندي کسانو ته ئې ورسپاري. ترلاس لاندي کسان د شعبي  مشر ته مسؤل او د شعبې مشر بیا په خپل وار د دفتر عمومي مدیر ته مسؤل دئ.

ټول کارونه یوه شعبه مخ ته نه سي وړلای. کارونه د خپل ماهیت/نوعیت له مخي پر شعبو وېشل کیږي، د شعبو ترمنځ اړیکي سته او په ګډه کارونه مخ ته وړي. د بشري قوا شعبه، نوی تشکیل جوړوي اوکارمندان استخداموي، مالي شعبه ورته بودیجه سنجوي. د خریدارۍ شبعه د دفتر له پاره د ضرورت وړ شیان رانیسي. د بازار موندني شعبه د تولیداتو له پاره بازار موندنه کوي چي دفترعواید تر لاسه کړي. هیڅ یوه شعبه نه سي کولای چي خپل پرسرټول کارونه مخ ته یوسي. د شعبو ترمنځ داسي اړیکي سته لکه د انسان د بدن غړي چي یوله بله سره اړیکي لري. که چیري مالي شعبه د یوه جنس رانیول تائید نه کړي، د خریداري شعبه نه سي کولاي چي هغه جنس راونیسي. د دفتر مدیر باید کوښښ وکړي چي د شعبو ترمنځ ښې او دوستانه اړیکي وساتي. که چیري اړیکي سره خرابي سي، دانو داسي دي لکه د بدن یو غړی چي کار پرېږدي.

۸- د دفتر د ځای ټاکل: 

  • تردفتر لرلو مخکي، د دفترسم موقیعت ډېر مهم دئ. د دفتر موقیعت د دفتر په کامیابي او ناکامي کښي ډېر مهم رول لري. که دفترپه سم موقیعت کښي واقع نه وي، نو هم کارمندانو ته او هم مشتریانو ته ستونزي جوړوي. که چیري دفتر په سم موقیعت کښي وي خو دننه ساختماني اوتخنیکي ستونزي ولري، بیا هم د کارمندانو پر مفدیت او مؤثریت سخت تاثیر کوي.د دفتر مدیر باید د دفتر د موقیعت د انتخاب پرمهال لاندي نقطو ته توجه وکړي:
  • نورو اړونده دفترونو ته نږدېوالی
  • د خدماتي سهولتونو شتون
  • د ترانسپورټي خدماتو شتون 
  • غولی/ازاده ساحه او پارکینک/د موټر درولوځای درلودل 
  • څو خونې ئې لمراوڅو خوني ئې سيوري ته دي؟ ایا خوني خوبه نم نه کوي؟ خوني دزلزلې، باران او واوري په مقابل کښي ازمایل سوي، مقاومت لري اوکه یا؟ ایا په خونو چوکۍ او میزونه په اساني سره داخلیږي که باید دروازې او کلکینان ئې وخيژي.
  • د شا او خوا اوسېدونکي څنګه خلک دي؟ ایا همکار، پاک نفس خلګ او که غله دي؟
  • دفترته نزدې دخرابو اوبو ډم، دغوماشوسته والی، دسپیانوغپا، بدبوی، دموټرانوغرهاري اوداسي نوري ستونزي باید مخکي له مخکي په نظر کښي نیول سوی وي.

کله چي مو دپورته ټکو سره سم دفتر انتخاب کړ، د دفتر مدیرباید کوښښ وکړي چي د دفتر نظافت پاک وساتي، هري خوني ته باید په پوره اندازه هوا، مصنوعي او طبعي روښنايي داخل او خارج سي، حفظ الصحه باید مراعت سي، تشنابونه باید هره ورځ په مربوطه دوا ومینځل سي، غالمغال او په لوړ اواز خبري باید کنترول سوي وي.

 ۹- د دفتر فرنيجر، سامان الات او قرطاسیه

کله چي مو ددفتردموقیعت په اړه پرېکړ وسوه، ورپسې د دفتر مدیر باید د دفتر پر فرنېچر او پرهغو ضروري سامان الاتو باندي فکر وکړي چي هره ورځ په دفتر کښي استعمالیږي. د دفتر د فرنېچر د رانیولو پر مهال باید ډیزاین، د استعمال د دوام موده، منفعت، د ځای نیولو اندازه، وزن، شکل او ساتنه يې په پام کط ونیسئ:

دفتري فرنيچر لاندي څلور ډولونه لري:

الف– ګران فرنيچر(Executive):دغه ډول فرنیچردلوړ رتبه مدیرانو له پاره دهغوی له ذوق سره سم رانیول کیږي.

ب- ځانګړی فرنيچر(Special):ځیني فرنیچر د خاصو هدفونو له پاره رانیول کیږي لکه د میلمستیا خاص میزونه، یا د تفریحي خوني مربوط فرنېچر.

ج- طبیعي/ساده فرنيچر(Built-in): دغه ډول فرنیچر ارزان او اقتصادي وي، لږ ځای نیسي. د دوسیو ايښودلو المارۍ ئې ښه مثال کېدای سي.

د- عمومي اداري فرنیچر(General clerical tables): دغه ډول فرنیچر د کار په ماهیت پوري اړه لري چي عموماً میزونه پکښي راځي. د محاسبې مامور یو اوږد مېز ته ضرورت لري خو کمپیوټر کار ته یو کوچنی میزپه کار دئ. چوکیدار ته یوازي یوه ساده چوکۍ ضرور ده مګر یو مامور بیا میز ته هم ضروت لري. 

د دفتر مدیر باید په دې پوه وي چي ددفتر له پاره کوم ډول فرنیچر ضرور او دوی ته اقتصادي تمامیږي.

د دفتر قرطاسیه هم د دفتر په تنظیم کښي مهم رول لري. د قرطاسیې څخه مطلب کاغد، قلم، پنسل، چاپ سوي پاڼي، رنګ، پوښونه، کاربون، د حساب ماشین، سټپلر، د سټپلر دانې او داسي نور دي. د دفتر مدیر د قرطاسیې کیفیت، مصرف او ساتني ته باید هر وخت پاملرنه وکړي او د دفتر کارمندانو ته باید  داسي روحیه ورکړي چي یو کارمند او شعبه باید  د بل کارمند او شعبې قرطاسیه بېله اجازې کار نه کړي. قرطاسیه باید په خپل مشخص ځای کښي ځای پر ځای سوې وي. په افغانستان کښي دود داسي دئ چي ټول قرطاسیه د کاري مېز پر سرپرته وي، په دولتي ریاستونو او وزارتونو کښي خو قرطاسیه یا نه وي او یا د میز پر سر سره پاشلې وي. مسلکي لاره ئې داده چي قرطاسیه دمېز په جابو کښي ځای پرځای سي او بیا کار ورڅخه واخیستل سي. که تاسو داسي وکړئ بیا به دا شکایت نه کوئ چي ستاسو قلم، د حساب ماشین او سټپلر مو یوچا درڅخه وړی دئ یعني که تاسو د مېز په جابه کښي خپله قرطاسیه وساتئ، نور کارمندان  نه سي کولای چي ستاسو قرطاسیه غلا کړي. 

 ۱۰- دفتري چاپیریال

د ښه دفتري چاپیریال رامنځ ته کولو له پاره باید (۱) د دفتر له پاره پوره روښنايي، (۲) رطوبت، (۳) غالمغال، (۴) داخلي ښکلا،(۵) د رنګونو انتخاب (۶) حفظ الصحه او نظافت په نظر کښي ونیول سي.

دفتر ته باید داسي داخلي ښکلا ورکوله سي چي د کارمندانو پر رواني حالت مثبت تاثیر وکړي. ځیني داسي رنګونه سته چي سړی ورته وګوري، ډېر بد تاثیر پر کوي. د دفتر د شبعو لوحې باید په هغه ژبه وي چی کارمندان په پوهیږي، زینې او غولی باید ډېر ښوی نه وي چي یو څوک پکښي وغورځيږي. که ښوی وي، باید یو بل شی پرې هوار سي. 

څيړنو ښوولې چې رنګونه د کارمندانو پر مؤثریت او مفدیت باندي مثبت تاثیرلري اود دماغ په دننه کښي ښه احساساتو ته حرکت ورکوي چي د سړي پر کار شوق راځي نو باید د دفتر مدیر په شعبو کښي مناسب رنګونه کار کړي.

کله چي دفتر ښه جوړ سي، دا نو بیا د کارمندانو او مربوط مامور مسؤلیت دئ چي د دفترنظافت ته توجه وکړي، ناوړي بې ځایه توف نه کړي، په تشناب دننه کښي اخلاقي اصول مراعت کړي، په شعبه کښي سګرېټ ونه لګوي ځکه چي د نورو کارمندانو له پاره هوا خرابیږي. د دفتر مدیر باید ملازم ته وظیفه ورکړي چی د  دفتر شعبې، تشنابونه او غولی په منظم ډول پاک کړي، بې ځایه کاغذونه ټول سي، د دفتر د تړلو پر مهال د مچانو او نورو حشراتو ضد دوا له مهال وېش سره سم ووهل سي، سهار وختي باید کړکۍ خلاصي سي چي تازه هوا دننه سي او کوښښ وسي چي یوه سمه معیاري سپرې ووهل سي.

غالمغال هم په خپل وار د کارمندانو پر مؤثریت تاثیرلري. په کوم دفتر کښي چي داخلي یا خارجي غالمغال وي، د کارمندانو څخه غلطۍ کیږي چي پر تولیداتو او خدماتو باندي منفي تاثیرلري. د داخلي غالمغال مخنیوي یو څه اسانه دئ؛ کارمندان مو پوه کړئ چي په ټلیفون کښي په زوره او غیررسمي خبري ونه کړي، دروازه کراره خلاصه کړي یعني د داخلي غالمغال له پاره باید یوه پالیسي وي. د خارجي غالمغال چاره خو باید د دفتر د موقیعت د انتخاب پر مهال لا سوې وي ځکه چي تاسو هیچا ته نه سئ ویلای چي په موټر ارنګ مه وهئ، ماشینونو مو بند کړئ یا داسي نور. د دفتر له پاره پوره روښنايي او رطوبت هم باید د دفتر د مؤقیت پر مهال په نظر کښي نیول سوی وي.

۱۱- پر دوسیو پوهیدل 

دوسیه د اداري پروسې له ټولو ترکیب او ترتیب سوواسنادو څخه عبارت ده چي کود او مشخص رمز هم لري. 

یوه دوسیه باید: بشپړه، مستنده، ثبت سوې، د واقعیت بیانوونکې او شفافه وي.

په دوسیه کښي باید همیشه تازه او د اړتیا وړ معلومات په منظم ډول ځای پر ځای سوی وي.

د دوسیې له لاري کولای سو د کار پروسه نورو ته وسپارو ( که تاسو د یو وخت له پاره دفتر پریږدئ یا رخصت اخلئ) د دوسیې  له لارې یوه پروسه روښانه کیږي، نور همکاران هم هغې ته لاس رسی پیدا کولای سي ځکه موضوعات یوازي ستاسي په دماغونو کښي نه پاته کیږي. په دوسیه کښي ځای پر ځای سوي اسناد ستاسوسره د خبرو کولو پر مهال مرسته کوي چي د اسنادو له مخي وږغېږئ. تاسو کولای سئ دوسیې د چیک کولو په واسطه د دفتر د خدماتو او تولیداتو له پروسې څخه څارنه وکړئ.

د دوسیې ترتیب دوې ځانګړي قاعدې لري چي په دغو قاعدو کښي ښودل کیږي چي څرنګه مختلف مکتوبونه، ترتیب او دوسیه ورته واچوله سي. په یاد ولرئ چي: 

– هره دوسیه باید یو ثابت ځای ولري.

– هره دوسیه باید په داسی شکل علامه ګذاري سي چي له دفتر څخه د باندی کسانو لپاره ستونزي پیدا نه کړي.

– د اسنادو د دوسیې ترتیب باید منظم وي.

– د اړتیا وړ اسناد باید په اساني سره په دوسیه کښي پیداسي .

۱۲- دفتري راپور

افهام او تفهیم د دفتري مدیر یوه اساسي وظیفه ده. د دفتر مدیر باید وکولای سي چي خپلو مشتریانو او لوړ رتبه مسؤلینو ته په شفاهي او لیکلي ډول قناعت ورکړي او د خپلو فعالیتونو راپور هم د دفتر دننه او هم د باندي شریک کړي. د راپور لیکل معیاري جوړښت لري چي لاندي مي یو په یو تشریح کړی دئ.

د (report) کلمه په مخلتفو علومو کښي رنګا رنګ معنی ګاني او ډولونه لري. په منېجمینټ کښي داسي تعریفیږي:

د یو مشاهده سوي، اورېدل، اجرا او څېړل سوي فعالیت، کار، حالت یا پېښې په اړه تشریحي لیکل سوي سند ورکولو ته راپور ویل کیږي. یا د يوې پيښي یا حالت هغه تشریحي معلومات چي د څېړني او پلټني له مخي راټول سوي وي، راپور ورته ویل کیږي. راپورډېر ډولونه لري او په مختلفو علومو کښي په مختلف ډول لیکل کیږي.‎ لکه: دفروشاتو راپور، کلنی راپور، د حسابدهي (auditing) راپور، د عوایدو راپور، د مصارفو راپور، مالي راپور او داسي نور. زه دلته د هر راپور پر جوړښت اوډولونه نه ږغېږم بلکي دراپور پر عمومي اناټومي(جوړښت) باندي خبري کوم.

دراپور لیکولوجوړښت یا اناټومي Report Structure/Anatomy: یو مسلکي راپور باید دغه لاندي برخي ولري:

  • دراپور سرلیک پاڼه Title Page : د راپور سرلیک پاڼه باید د(څه شي) سوال ته جواب ووايي. د راپور سرلیک باید لنډ، معلوماتي، درست او اساسي نقطې پکښي نغښتي وي. کوښښ وکړئ چي په سرلیک کښي له مخففاتو څخه کار وانه خلئ. په دې برخه کښي د راپور د لیکلو ځای، نېټه او د لیکوال نوم راځي.
  • لیکوال Author: راپور چا لیکلی دئ؟ دغه برخه د سرلیک پاڼي یوه برخه ده. دلته د راپور د لیکوونکي نوم ور واچوئ.
  • خلاصه Abstract: کله چي ټول کار خلاص سو نو بیا د راپور خلاصه ولیکئ او په سر کښي ئې ځای پر ځای کړئ. د لوړي سطحې مديران ډېر مصروف دي، شاید دوی ستاسي ټول راپور ونه لولي خو خلاصه ئې حتماً لولي او باید يې ولولي. په دغه برخه کښي، د راپور د هري برخي خلاصه په یوې یا دوو جملو کښي بیان کړئ چي وکولای سئ ټول راپور دلته په ډېر لنډ ډول تشریح کړئ . ښه خبره داه چي خُلاصه په ۳۵۰ لغاتونو کښي خلاصه کړئ.
  • کور ودانی Acknowledgement: په دغه برخه کښي له هغه چا څخه مننه وکړئ چي د راپور په لیکلو او یا د معلوماتو په راټولو کښي ئې ستاسو سره مرسته کړي وي.
  • فهرست Table of Contents: يو واضح فهرست جوړ کړئ چي د لوستوونکو سره د معلوماتو په پیداکولو او لوستلو کښي کومک وکړي.
  • پيژندنه Introduction : اوس د راپور د لیکلواصلي برخه شروع کیږي. په پيژندنه کښي تاسو پر اصلي موضوع یا مسئله باندي وږغېږئ. د راپور پس منظر، هدفونه، محدودیتونه، فواید او نور داسي څه تشریح کړئ چي د لوستونکو له پاره ګټور وي.
  • بحث Discussion : بحث د راپور اصلي برخه ده. دغه برخه ډاټا او هغه ټولي موندنې (findings) میتودولوژي، اړیکي او د ارپور نتیجه روښانه، تحلیل او ارزیابي کوي. په دې برخه کښي زیات کوښښ وکړئ چي خپل مواد پر منطقي ترتیب سره برابر کړئ. واضح او څرګند الفاظ وکاروئ او روښانه مثالونه ورکړئ.
  • پای Conclusion: په دې برخه کښي نوی مسائل باید معرفي نه سي. د بحث پورته برخه په دغه برخه کښي پای ته ورسوئ چي څه شي مو پیدا کړل؟ اساسي ټکي څه ول؟ او څه باید په یاد وساتو؟
  • سپارښت Recommendation: تر (پای) وروسته نور ستاسو راپور خلاص دئ. ټول راپورونه دغه د (سپارښتني) برخه نه لري. کله چي تاسو دغه برخه په خپل راپور کښي راولئ، نو خپل منطقې نظریې، پیشنهادونه ورکړئ او هغه اقدام چي باید وسي، هم دلته ئې یاد کړئ.
  • ماخذ Reference: د هغو منابعو څخه یادونه وکړئ چي تاسو د راپور په لیکلو کښي ورڅخه کاراخیتسئ دئ.
  • ضمایم Appendices: اضافه، مربوط او حمایه کوونکي معلومات د راپور په پای کښي ضمیمه کړئ.
  • مکتوب Transmittal document: کله چي راپورټول بشپړه سو، نو په سر کښې ئې یو مکتوب هم ورکول کیږي. دغه مکتوب د راپور یوه برخه نه ده مګر ورسره ملګری وي چي راپور په لوستوونکي پور مربوطوي او د راپور ویلوته ئې رابولي .
  • راپورلیکلو سبک Style: راپور لیکل باید دلاندي سبک سره سم ولیکل سي
  • پاراګراف: هر پاراګراف باید یو نظر واضح کړي، یا یو نظر د یوه پاراګراف او یو پاراګراف دیوه نظر له پاره، دپاراګراف لومړی جمله دپاراګراف اساسی نظریه (main idea) ده. نوري جملي ئې حمایه کوونکي جملې دي چي اساسي نظر تائيد او حمایه کوي.
  • زمانه: د مجهول فعل څخه کار واخلئ. د (زه، موږ او تا I, We and you) ضمیرونه مه کاروئ. ددې جملې پر ځای (زه په دې باور یم چي…) شاید داسي ووایاست چي (د دې راپور لیکوال په دې بارو دئ چي…)

– ټولې صفحې باید شماره ولري.

– ټولو سرلیکونو ته (بېله عمومي سرلیک) شمارې (numbering) ورکړئ.

– رسمي ژبه کار کړئ.

– د راپور لیکلو معیاري جوړښت (Structure) ته احترام ولرئ.

– د جملو ګرامر او هجا (Spelling) باید صحیح وي.

– د امکان ترحده د لنډو جملو څخه کار واخلئ.

– د بې ځایه مخففاتو څخه ډډه وکړئ یا مخففات او اکرانیمونو(acronym) باید په سر کښي تشریح کړئ.

– خپل لوستونکي مو باید په نظر کښي نیولي وي.

– هغه څه مه تکراروئ چي لوستونکي ورباندي پوهیږي.

– د راپور لیکلو اساسي هدف باید د معلوماتو وړاندي کول وي، نه د لووستوونکو ساعت ورتېرول وي.

– فرعي عنوانونه هم باید د راپور لیکلو د اناټومي سره سم ورکول شي.

– خپل راپور د تصحیح له پاره یو وار بیا ولولئ. د دغه کار له پاره د نورو باوري کسانو څخه همکاري وغواړئ.

– په پای کښي وګورئ چي راپور مو د لیدلو او لوستلو وړ دئ او که سمون ته اړتیا لري.

۱۳- دفتري سیاست او غیبت

دلته د سیاست او غیبت پر اصطلاح نه ږغېږم ځکه چي هرڅوک په پوه دئ خو دفتري سیاست او غیبت په هره کاري مؤسسه کښي سته.

دفتري سیاست دا معنی چي مدیر ته ورسپارل سوی صلاحیت هره ورځ څنګه نتیجه ورکوي. دفتري سیاست د دفتري ځواک او اجتماعي شبکې استعمالولو ته ویل کیږي چي د دې په وسیله سره یو دفتري مدیرکولای سي چي بدلون رامنځ ته کړي او د مؤسسې ګټي تر لاسه کړي. د دفتري سیاست له لاري، د دفتر مدیر باید پر خپلو کارمندانو باندي تاثیر او نفود ولري. مثبت دفتري سیاست د کارمندانو مؤثریت ډېر وي، بدلون چټک کیږي او د مؤسسو ګټو ته ځان رسوي. 

کېدای شي چي په مؤسسه کښي افراد او ګروپونه د دفتر په سیاست کښي داخل سي اود دفتر له امکاناتو څخه د خپل ځان په ګټه کار وکړي چي دې ته بیا منفي دفتري سیاست وايي اودا د مؤسسې په سخت تاوان تمامیږي. مسلکي دفتري مدیر باید د دغسي دفتري سیاست مخنیوی وکړي. مهمه داده چي د مؤسسې کُلي سیاست په نظر کښي ونیول سي او له هغه سره سم دفتري سیاسي فضا رامنځ ته سي. دفتري سیاست ستاسو د تولیداتي ماشین تېل دي چي ستاسو مؤسسه دوامداره درته ساتي. که چیری دفتري سیاست له منجېجمینټ څخه افرادو ته انتقال سي، نو به حتماً د نورو کارمندانو په منځ کښي د مؤسسې پر ضد دغیبت کولو زمینه برابریږي. 

منفي دفتري سیاست هغه مهال رامنځ ته کیږي کله چي کارمندان وغواړي چي ورکړل سوی صلاحیت غلط استعمال کړي چي په مؤسسه کښي دنورو توجه ځان ته ور واړوي او په دغه ډول ځان مشهور کړي. ځینی کارمندان غواړي چي د نورو کارمندانو په تاوان ځان رئیس ته مؤثر ثابت کړي خو که تاسو واقعي دفتري مدیران یاست، باید ددغسي سلوک مخنیوی وکړئ.

غلط دفتري سیاست د کارمندانو مؤثریت کموي او مؤسسه له تاوان سره مخ کوي. کله چی ستاسو په دفتر کښي غلط سیاست خپور سو نو بیا د کارمندانو څخه توقع مه کوئ چي پر کار تمرکز وکړي ځکه چي همدغه غلط دفتري سیاست ستاسو د کارمندانو فکر ورخرابوي او په نتیحه کښي یو په بل پسي دفتري غیبت شروع کیږي. د دفتر مدیران او کارمندان باید په یاد ولري چي دفتر ورته د ښه کار په مقابل کښي معاش ورکوي نه داچي دوی غلط دفتري سیاست رامنځ ته  کړي. 

د غلط دفتري سیاست په نتیجه کښي همکاران په دښمنانو بدلیږي، کارمندان بیا له بل سره کومک نه کوي ځکه چي د باور فضا د همدغه غلط دفتري سیاست په نتیجه کښي له منځه ځي. غلط دفتري سیاست د کارمندانو ترمنځ شخړي رامنځ ته کوي، اصلي کار به پاته وي او ټول ورځ به د شخړو په حل تیریږي. غلط دفتري سیاست دهیڅ یو کارمند په ګټه نه دئ.

مسلکي دفتري مدیر باید کوښښ وکړي چي خپل صلاحیتونه په ښه ډول وکاروي او د کارمندانو ترمنځ د باور فضا رامنځ ته کړي. دغه هدف ته د رسېدو له پاره پرانیستي بحثونه ښه نتیجه ورکوي، د بحث پر مهال باید هیڅوک خپل د ټېم دغړي  بې ځایه دفاع ونه کړي، مسلکي او شخصي ژوند باید سره بېل سي. که په انټرنیټ کښي وګورئ، داسي ډېري کمپنیاني به پیدا کړئ چي د غلط سیاست له وجهي له ډېرو سختو مالي تاوانونو سره مخ سوي دي. نو تاسو باید همېشه کوښښ وکړئ چي په دفتر کښي  داسي یومثبت دفتري سیاست رامنځ ته کړئ چي د ټولو په ګټه وي او غیبت ته زمینه جوړه نه سي.

(اصل مضمون دلته ولولئ http://larawbar.net/43917.html)



ټولي:مديريت Management

ټگونه:, , ,

1 reply

Trackbacks

  1. وظيفه اخلئ، له معاش پرته دا لس امتيازات هم وغواړئ | مشري || ټکنالوژي || مديريت

ځواب دلته پرېږدئ

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  بدلون )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  بدلون )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  بدلون )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  بدلون )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d bloggers like this: